Možná se domníváte, že k provozování e-shopu vám bohatě postačí tužka a papír, případně MS Excel či jiný tabulkový procesor. Úspěšné podnikání na internetu ale není jen o prodeji zboží. Pokud chcete dlouhodobě dosahovat zisku, musíte především efektivně řídit veškeré finanční procesy. I proto je jedním z klíčových kroků propojení e-shopu s účetním či ekonomickým systémem. Přichystali jsme si pro vás sérii článků, kde se tomuto tématu budeme věnovat podrobně. V tomto prvním článku si přiblížíme, kdy by měl e-shopař uvažovat o napojení na ekonomický systém a jaké konkrétní výhody to přináší. V následujícím článku se podíváme, jak vybrat správný účetní systém pro svůj e-shop.
Co je to ekonomický systém (účetní systém) a jak funguje ve spojení s e-shopem?
Ekonomické a účetní systémy, někdy označované také jako ERP systémy, jsou softwary, které pomáhají podnikům, tedy také e-shopům, řídit a sledovat všechny aspekty jejich finančních operací. Od správy výdajů, přes fakturaci až po sledování příjmů a zisku.
Zkusme si to ukázat na příkladu. Představte si, že máte e-shop prodávající sportovní vybavení. Pokud máte pár objednávek za den a vaše podnikání je spíše koníček, kterému se věnujete ve volném čase, pravděpodobně si vystačíte se standardním e-shopovým řešením a tabulkovým procesorem. Zvládnete si sami obsloužit objednávky, držet údaje na e-shopu aktuální a zajišťovat spolehlivou expedici v termínu. Pokud ale chcete, aby vás podnikání také živilo a abyste byli úspěšní, měli byste začít uvažovat nad propojením vašeho e-shopu s ekonomickým systémem.
Ten vám může poskytnout data o tom, které produkty se nejlépe prodávají, kdy jsou prodeje nejsilnější a jaké jsou vaše náklady na provoz. S těmito informacemi se můžete lépe rozhodnout, jaké produkty skladovat více, kdy provést prodejní akce a jak efektivně řídit své výdaje. Můžete také snadno sledovat a řídit své faktury, výdaje a daně. To vše v reálném čase a na jednom místě. A to je rozdíl mezi provozováním e-shopu bez a s ekonomickým systémem.
Napojení e-shopu na ekonomický systém: Data proudí automaticky tam i nazpátek
Napojení e-shopu na ekonomický systém je založené na předání informace o objednávce. Jakmile e-shop přijme objednávku, předá ji ekonomickému systému a ten automaticky spouští všechny následné procesy. Ekonomický systém nazpátek posílá do e-shopu informace klíčové pro samotný nákup, tedy například ceny, detaily produktu, skladovou dostupnost a další parametry.
E-shopař tak získává efektivní nástroj řízení celého podnikání. Na jednom místě má přehled o všech důležitých datech a veškeré procesy tím nejen digitalizuje, ale také automatizuje – objednávky, expedici, fakturaci i zpracování účetnictví či manažerských reportů.
Jaké další konkrétní výhody přináší napojení e-shopu na ekonomický systém?
Automatizace účetnictví
Napojení e-shopu na účetní systém umožňuje automatizaci mnoha účetních procesů. Data o prodejích, nákladech a zásobách se automaticky přenášejí do účetního systému, což snižuje riziko chyb spojených s manuálním zpracováním dat. To vede ke zlepšení přesnosti účetnictví a eliminaci zbytečných administrativních prací.
Reálný přehled o finančním stavu
Propojení e-shopu s ekonomickým systémem poskytuje majitelům e-shopů reálný přehled o finančním stavu svého podniku. Můžete sledovat příjmy, náklady, zisky a ztráty v reálném čase, což vám umožní rychle reagovat na finanční problémy a přijímat informovaná rozhodnutí.
Efektivní řízení zásob a přehled dostupnosti zboží
Integrace e-shopu s ekonomickým systémem umožňuje také lepší řízení zásob. Můžete sledovat, kolik zboží máte skladem a jaké položky se prodávají nejvíce. To vám umožní optimalizovat skladové zásoby, snížit náklady na skladování a zlepšit dostupnost produktů pro zákazníky. ERP systém zároveň sleduje i objednávky, výrobní plán či plánované objednávky od dodavatelů.
Sledování výkonnosti e-shopu
Díky integraci můžete sledovat výkonnost e-shopu pomocí různých ukazatelů, jako jsou konverzní míra, průměrná hodnota objednávky a návratnost investic. Tato data vám umožní identifikovat slabá místa ve vašem e-shopu a provádět úpravy vedoucí ke zlepšení jeho výkonnosti.