Jak vybrat správný účetní systém pro svůj e-shop?

V předchozím článku jsme se vysvětlili, proč je důležité propojit svůj e-shop s účetním či ekonomickým systémem. Nyní se budeme věnovat neméně důležitému tématu, a to je výběr správného účetního systému pro e-shop. Podle čeho vybrat ekonomický systém a na co klást důraz, aby byla vaše volba správná?

Účetní systém pro e-shop: Jak vybrat ten správný?

Na trhu je nepřeberné množství ekonomických a účetních systémů. Jako správná volba se může na první pohled jevit každý z nich. Správný výběr začněte úvahou nad tím, co od účetního systému skutečně očekáváte a co od něj požadujete. Vyhnete se tak riziku, že vyberete systém, který vám nebude vyhovovat nebo bude obsahovat zbytečně funkce, za které budete platit, aniž byste je využili. Myslete také na to, že každá firma nabízí ekonomický systém zpravidla hned v několik variantách, i tomu byste pak měli podřídit svůj výběr.

Co zvážit, když kupujete účetní systém pro e-shop?

• Zaměřte se na velikost firmy: zvažte, zda je účetní software vhodný pro malé, střední nebo velké podniky. Některé systémy jsou navrženy specificky pro určitou velikost firem a mohou se lišit v ceně a funkcích.

• Zjistěte, zda potřebujete vést účetnictví: postačí vám vést daňovou evidenci, nebo musíte vést účetnictví? Pokud jste plátci daně z přidané hodnoty (DPH) nebo máte složitější daňovou povinnost, ujistěte se, že software podporuje správnou evidenci DPH a umožňuje vám snadno generovat daňová přiznání.

• Zvažte objem dat: pokud máte velký e-shop s množstvím transakcí a skladových položek, potřebujete robustní účetní software, který zvládne zpracovávat velký objem dat efektivně.

• Uvažujte o počtu uživatelů: budete se systémem pracovat sám, nebo vás bude více? Přemýšlejte o tom, kolik lidí ve vaší firmě bude s účetním softwarem pracovat. Některé systémy mají omezený počet uživatelů ve svých licencích.

• Zkontrolujte dostupnost funkcí: prověřte, zda software nabízí všechny potřebné funkce, které budete pro svůj e-shop potřebovat, včetně správy bankovních účtů, evidence skladu, generování faktur a dalších.

• Zkoumejte možnosti integrace: ujistěte se, že účetní software podporuje integraci s vaší e-shopovou platformou. V rámci přímého napojení jsou ve FastCentriku implementovány importy a exporty dat do účetních a ekonomických systémů Pohoda, Vario, MoneyS3 a iDoklad. V případě, že používáte jiný ERP systém, jsme schopni propojit i na individuální bázi. Příkladem může být například napojení e-shopu na účetní systémy WinShop, Helios, Abra FlexiBee, Premier a další. Obecně se dá říct, že pokud váš účetní systém dokáže vyexportovat data ve formátu XML a případně i přijímat data ve formátu XML, je napojení proveditelné.

• Nezapomínejte na bezpečnost a zálohy: podívejte se na bezpečnostní funkce softwaru a jeho schopnost zálohovat důležitá data. Ochrana dat je klíčovým faktorem.

• Otestujte si zákaznickou podporu: zkuste zjistit, jak rychle a efektivně reaguje zákaznická podpora poskytovatele účetního systému na vaše otázky a problémy. Rychlá a kvalitní podpora je důležitá pro hladký chod vašeho podnikání.

• Porovnejte si funkce i ceny: Porovnejte si nabízené funkce jednotlivých účetních systémů. Funkce porovnávejte nejen mezi sebou, ale také mezi jednotlivými balíčky. Můžete zjistit, že každá firma nabízí v levnějších a dražších licencích zcela rozdílné nástroje a možnosti. Srovnávejte náklady na různé účetní systémy a zvažte, jaký model cenového účtování vám nejlépe vyhovuje (měsíční poplatek, roční poplatek, provize atd.).

• Zajímejte se o aktualizace: zjistěte, jak často je software aktualizován a zda tyto aktualizace zahrnují nové legislativní změny a vylepšení.

• Zajímejte se o názory ostatních uživatelů: přečtěte si recenze od uživatelů a poraďte se s kolegy nebo známými, kteří již používají účetní software. Zkušenosti ostatních mohou být cenným zdrojem informací.

• Uvažujte o budoucnosti: při výběru software nezapomeňte myslet na budoucnost. Zvažte, jaké budou vaše potřeby za tři až pět let, a zvolte software, který bude schopen růst s vaším podnikáním.