ERP je pro větší e-shop nezbytný základ, ale účetnictví tím většinou nekončí. Jakmile do hry vstoupí dobírky, bankovní pohyby nebo automatizace faktur, ukáže se, že samotné ERP nestačí. Proto je důležité doplnit ho o další nástroje a integrace, které firmě ušetří desítky hodin práce měsíčně. Jak na to? Jan Šrubař z poradenské společnosti TPA se specializuje na účetnictví e-shopů a denně se potkává s majiteli, kteří řeší stejné potíže – od dobírek přes faktury až po reporting. Zeptali jsme se ho, co se v zákulisí účetnictví e-shopů nejčastěji děje a jak to řešit.
.png.aspx "tpa-(2).png")
Proč samotný ERP systém nezajistí plně automatizované účetnictví?
ERP sice zvládne spoustu věcí, ale s rostoucím počtem objednávek se ukážou slabá místa. Typickým příkladem jsou dobírky. Každý dopravce posílá přehled v jiném formátu a často e-mailem. Účetní pak hodiny ručně páruje platby, a pokud dopravce udělá chybu, zjistíte to až po týdnech. My proto ERP (v našem případě ABRA Flexi) přímo napojujeme na dopravce a majitel e-shopu vidí v reálném čase, co bylo vyplaceno a co ne.
Které další účetní procesy bývají pro e-shopy největší zátěží?
Typicky přijaté faktury a účtenky. Mnoho účetních je pořád přepisuje ručně. U malého e-shopu to ještě jde, ale pokud máte stovky dokladů, jsou to hodiny nudné práce a častý zdroj chyb. Proto používáme nástroje jako Doklado nebo Digitoo, které faktury automaticky načítají, a zároveň nastavujeme i párování plateb s bankou. Tím se účetní zbaví rutiny a může se soustředit na podstatnější práci. Také pro e-shopaře je tento způsob pohodlnější, protože může účtenky jednoduše vyfotit v mobilní aplikaci, uložit a k nám k zaúčtování už doputují automaticky.
Co reporting?
Reporting je podle mě klíčová přidaná hodnota naší služby. Spousta e-shopařů dostane výstupy od účetní souhrnně za předchozí měsíc až v polovině dalšího měsíce, což je v e-commerce skoro nepoužitelné. Rozhodujete se pak každý den bez relevantních podkladů, často čistě pocitově. Proto klientům vytváříme interaktivní reporting, kde vidí marže, náklad na marketing, COGS, množství a druh prodaného zboží po zemích v reálném čase.
V jednom konkrétním případě se klient díky jednoduchému dashboardu okamžitě dozvěděl, že jeho zahraniční prodeje jsou dlouhodobě ztrátové – ne proto, že by prodával příliš levně, ale kvůli nevýhodnému měnovému kurzu, který se mu při fakturaci ztrácel z dohledu. Díky této informaci upravil cenovou politiku a zvýšil marži na vybraných produktech, aniž by musel navyšovat objem prodeje. To je síla okamžitého reportingu.
Jak funguje účetnictví pro e-shopy v TPA
TPA propojuje účetní systém (ABRA Flexi) nejen s e-shopem, ale i s dopravci, bankami a marketplaces. Přijaté faktury vytěžují automaticky pomocí nástrojů jako Doklado nebo Digitoo a doklady se párují s platbami s minimem ručního zásahu.
Klienti tak mají k dispozici interaktivní reporting odrážející realitu, který kombinuje účetní data s dalšími zdroji (např. marketing nebo doprava). Všechna řešení jsou cloudová, takže přístup k nim je kdykoli a odkudkoli.
- Automatické načítání přijatých faktur (Doklado/Digitoo).
- Přímé napojení na dopravce a banky, párování plateb.
- Cloudové řešení, přístup odkudkoli.
- Interaktivní reporting propojující účetnictví, marketing a dopravu.
Když si to představím jako e-shopař, proč bych měl spolupracovat právě s vámi?
Účetnictví pro nás není jen o splnění zákonných povinností. Vnímáme ho jako zrcadlo ekonomického života firmy. Každý doklad, každá transakce a každé rozhodnutí se v něm odráží – a proto by mělo být hlavním zdrojem pravdy o tom, jak se e-shopu daří.
Kvalitně vedené účetnictví vám poskytne jasná a spolehlivá data pro rozhodování. Pomůže vám zjistit, které části byznysu jsou ziskové, kde vznikají zbytečné náklady a jaké jsou skutečné finanční toky. Pokud máte správně nastavený reporting a propojené systémy, orientujete se v číslech v reálném čase – bez čekání na uzávěrku.
Svěření účetnictví odborníkům vám dává jistotu, že všechny údaje jsou zpracovány přesně, včas a v souladu s legislativou. Zároveň vám to uvolní ruce od operativy, takže se můžete věnovat tomu, co vaši firmu posouvá vpřed – strategii, obchodu a inovacím.