Správa e-shopu je nyní snazší: Spravujte vše jednoduše v excelu

E-shop: Správa e-shopu nebyla nikdy snazší a rychlejší

Správa e-shopu ještě nikdy nebyla tak snadná jako s novou funkcí, kterou jsme pro e-shop FastCentrik vyvinuli.  Reagujeme tak na četné naléhavé prosby našich klientů – provozovatelů e-shopů - abychom jim poskytli nástroj, který správu e-shopu urychlí. Místo zdlouhavého vyplňování údajů v administraci nyní vše upravíte na jednom přehledném místě a pak prostě  data přenesete na e-shop.

Dosavadní možnost importu dat je povýšena na transport a data lze nyní z e-shopu exportovat i na e-shop importovat.

Na první pohled se vám vše možná bude jevit jako komplikovaná operace, ale nenechte se odradit, je to pouze zdání, vše je zcela jednoduché.

Novou funkci "Přenos dat MS Excel" zvládne používat bez problémů každý
uživatel PC.

Usnadnění e-shop správy pro nové i pro stávající provozovatele

Nový modul e-shop systému FastCentrik „Přenos dat MS Excel“ mohou využít jak noví klienti, kteří svůj e-shop teprve začínají plnit daty (kategorie, zboží, ceny aj.), tak ti, kteří již e-shop nějaký čas provozují a mění jen některé údaje (nejčastěji ceny) a přidávají nové zboží.

Časová náročnost správy e-shopu se snižuje

Každý provozovatel e-shopu důvěrně zná perné okamžiky náročné na trpělivost, které je nutné strávit vyplňováním všech parametrů zboží. Je třeba zadat všechny potřebné údaje na mnoha kartách, záložkách a modulech administrace e-shopu a každý produkt tak spolkne desítky minut, než jej můžete nabídnout k prodeji.

Tato činnost, jež může být pro někoho úmorná a je náročná na pozornost, protože každičkou chybu zaplatíte finanční ztrátou, končí! Díky nové funkci „Přenos dat MS Excel“ si veškerá data nejprve připravíte v přehledné tabulce - excelu a pak prostě importujete do e-shopu. Plnění e-shopu i jeho správa se tak radikálně urychlí a zjednoduší.

Čtěte pečlivě, předejdete tak nechtěnému smazání dat

Přinášíme návod, jak můžete s novou funkcí e-shop systému FastCentrik „Přenos dat MS Excel“ pracovat. V tomto článku se zaměříme na to, jak systém funguje a jakým způsobem jej můžete co nejefektivněji využívat. Článek osvětluje, za jakých podmínek se dají data exportovat a jak s nimi dále pracovat, abyste dosáhli kýžených změn.

Sofistikovaná funkce „Přenos dat MS Excel“ bude vaším oblíbeným pomocníkem za předpokladu, že s ní budete operovat správně. Nevhodný postup může naopak zapříčinit fatální chyby, či dokonce smazání dat z e-shopu. Proto vám doporučujeme, abyste si návod pečlivě a celý přečetli, než začnete „Přenos dat MS Excel“ využívat. Když se ale s postupem pro transport dat seznámíte a budete jej používat dle návodu, oceníte, jak moc vám práci usnadní. 

Přenos dat MS Excel - nová funkce e-shop systému FastCentrik usnadní správu e-shopu

Kde naleznete modul „Přenos dat MS Excel“ v e-shop administraci?

Přihlaste se do administrace e-shopu. Upozornění: Pokud se do systému nehlásíte jako administrátor, musí vám tato osoba k modulu přidělit patřičná práva, abyste jej mohli využívat.

V záložce „Obsahová část“ klikněte na možnost „Přenos dat MS Excel“ a vyberte, zdali budete data exportovat, nebo importovat.

Data pro e-shop lze exportovat i importovat jako excelovské soubory

Import dat

Informace o importu dat naleznete v našem starším článku Univerzální import dat z prostředí Excel, kde naleznete také vzorové excelovské soubory. Ty je výhodné použít, když si teprve připravujete data (například když na e-shopu pracuje grafické studio) a chcete tedy obchod prvně naplnit.

Export dat

Z e-shopu lze z administrace exportovat následující údaje, které pak v přehledné tabulce upravíte a posléze importujete na e-shop:

1. Alternativní zboží
2. Ceníky
3. Ceny
4. Doplňující obrázky
5. Emaily
6. Kategorie
7. Měrné jednotky
8. Objednávky
9. Parametry
10. Rozšíření feedu (Zbozi.cz)
11. Skladová dostupnost
12. Sleva na výrobce
13. Související zboží
14. Zákazníci
15. Zboží
16. Zařazení zboží do kategorií

POZNÁMKA: Data, jež si touto cestou z e-shopu do excelu vyexportujete, lze poté otevřít pouze v programu MS Excel 2007 či 2010.

Interní kód - atribut mimořádného významu

V některých souborech narazíte na interní kód. Znají jej hlavně ti, kteří používají ekonomický systém. Tento kód je velice důležitý, protože pomocí něj se párují jednotlivé položky, například cena ke zboží. Z bezpečnostních důvodů není tento kód v administraci editovatelný, aby se předešlo nechtěnému přepisu a špatnému párování souvisejících položek. Bez interních kódů není možné novou funkci přenosů dat z excelu využívat; pro avizované usnadnění správy e-shopu jsou tedy interní kódy nezbytné.

Zásadní otázky a odpovědi k funkci
„Přenos dat MS Excel“ pro e-shop

• Co dělat, když začínám s plněním e-shopu?

V takovémto případě pro vás máme připravenu volbu zapnout si v administraci svého e-shopu automatickou generaci interních kódů.
Volbu naleznete zde:
„Administrace > Nastavení systému > Nastavení modulů > Automaticky generovat interní kód“.
Při vkládání nových položek do e-shopu se tak budou k záznamům generovat také potřebné interní kódy.

Doporučujeme vám stáhnout si z webu připravené excelovské šablony, a na malém vzorku dat si transporty vyzkoušet.

Automaticky generovat interní kód

• Co dělat, když mám již naplněný e-shop, ale nemám v databázi interní kód?

V takovém případě stačí založit požadavek do HelpDesku s informací, jaká data chcete připravit.
Někdo například může využívat pro exporty / importy všech 14 souborů, někomu stačí pracovat jen se základními daty (kategorie, zboží, zařazení zboží do kategorií, ceníky a ceny). My pro vás data připravíme, tedy automaticky vygenerujeme vnitřní kódy. Tato služba vás nebude nic stát, je ZADARMO.

Pro takové případy není  volba "Automaticky generovat interní kód" dostačující; manuální úprava nastavení je nezbytná (kontaktujte HelpDesk). Automatické generování interního kódu totiž znamená, že  kód bude generován pro všechno zboží, jež bude editováno či vkládáno prostřednictví administrace e-shopu od okamžiku zapnutí této volby. Negeneruje kód pro zboží, jež nebylo od zapnutí této volby editováno.

Těm, kteří již e-shop nějakou dobu provozují a chtěli by využívat novou funkci pro transport dat, doporučujeme, aby si nechali přes HelpDesk vygenerovat interní kódy, poté si z e-shopu data exportovali, změnili např. jen jednu položku a provedli import dat na e-shop. Tak si bez rizika vyzkouší, jak nová funkce pracuje a zda ji ovládají správně.

• Proč je možný export pouze těch dat, u nichž je vyplněn interní kód?

Jak již bylo řečeno, interní kód slouží jako „základní vazba“ a unikátní identifikátor, na nějž se váží všechny transportní akce.
Někdy se může stát, že máte dodavatele, od něhož dostáváte často aktualizovaná data, např. hračky Lego. Ale kromě jeho sortimentu nabízíte na svém e-shopu i další zboží, např. vlastní vyřezávané panenky, které se nemění prakticky vůbec.
Pokud nemáte nastavenou volbu „Automaticky generovat interní kód“ na „Ano“, můžete zvlášť aktualizovat data od dodavatele v excelovském souboru (Lego), zatímco vlastní zboží (vyřezávané panenky) zůstane v e-shopu nezměněné a toto zboží si editujete zvlášť prostřednictvím administrace..

• Musím vždy nahrávat všechna data?

Ano, importy dat prozatím probíhají jako tzv. fulltransport. Je tedy nezbytné udržovat v excelovských souborech „aktivní“ množinu dat (tj.všechno zboží, jež chcete mít na e-shopu). Je  třeba rozlišit zboží, jež bylo na e-shop vloženo prostřednictvím administrace, od zboží, jež nahrajete prostřednictvím funkce "Přenos dat MS Excel".

V budoucnu přibude na FastCentriku možnost si v administraci e-shopu zvolit, zda se má jednat o úplný transport, nebo pouze transport změnový. Takové vylepšení funkce „Přenos dat MS Excel“ je zatím ve fázi příprav.

• Jak pracovat s napojením na více zdrojů dat?

Vždy byste měli pamatovat na to, že optimální je stále udržovat jeden zdroj dat. Tedy například vytvořit jednu sadu souborů (sloučit data) a tu pak importovat na web. Při transportech z více zdrojů hrozí různé kolize, kdy například dva produkty mají stejný kód, ale každý jinou prodejní cenu. Pak se může stát, že budete prodávat nějaké zboží s velikou ztrátou. Z toho důvodu není nová funkce transportů dat použitelná univerzálně pro veškeré typy e-shopů; například při pravidelných importech dat od dodavatele by importy přes excel nebyly efektivním nástrojem správy obchodu.

Přehled, kdy lze trasporty dat využít, naleznete v tabulce níže, stejně jako seznam případů, kdy transporty nedoporučujeme:

POPIS VŠECH SOUBORŮ A VÝZNAM NĚKTERÝCH DŮLEŽITÝCH SLOUPCŮ

1. KATEGORIE

Pro export a import kategorií platí tato pravidla:

• Exportují se kategorie, které mají vyplněný interní kód.
• Exportují se kategorie, které jsou povolené (není zatržený checkbox „Nezobrazovat kategorii“ na kartě kategorie).
• Pokud exportujete podkategorie, platí výše uvedené podmínky i pro „rodiče“ (nadřazené kategorie).
• Při importu je nutno vyplnit sloupeček „sIdKategorie“.
• Pokud nejsou při importu vyplněna data v sloupci „bVypnout“, automaticky se při transportu nastaví na 0, což znamená, že bude kategorie viditelná. Nemusíte tedy tuto položku vyplňovat.
• Pokud sloupec „bVypnout“ nastavíte na hodnotu 1, pak se kategorie přestane na e-shopu zobrazovat (nedojde ale k jejímu smazání).
• Stejného účinku dosáhnete i v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že celý řádek týkající se kategorie v excelu smažete.
  

2. ZBOŽÍ

Pro export a import produktů platí tato pravidla:

• Exportuje se zboží, které má vyplněný interní kód.
• Exportuje se zboží, které je povolené (není zatržený příznak „Vyjmout“ na kartě produktu).
• Při importu je nutno vyplnit sloupeček „sIdZbozi“.
• Pokud nejsou při importu vyplněna data v sloupci „bVypnout“, automaticky se při transportu nastaví na 0, což znamená, že bude zboží viditelné. Nemusíte tedy tuto položku vyplňovat.

• Pokud sloupec „bVypnout“ nastavíte na hodnotu 1, pak se zboží přestane na e-shopu zobrazovat (nedojde ale k jeho smazání).
• Stejného účinku dosáhnete i v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že celý řádek týkající se zboží v excelu smažete.
  

3. ZAŘAZENÍ ZBOŽÍ DO KATEGORIE

Pro zařazení produktů do kategorií platí tato pravidla:

• Exportuje se zboží, které má vyplněný interní kód, je zařazeno do kategorie, která má také vyplněný interní kód (a to i u "rodiče", tj. nadřazené kategorie).
• Jak zboží, tak kategorie musí být viditelná (nezatržené příznaky „Vyjmout“ resp. „Nezobrazovat kategorii“).
• Při importu je nutno vyplnit sloupečky „sIdZbozi“ u zboží a „sIdKagorie“ u kategorií.
• Pokud nejsou při importu vyplněna data v sloupci „bVypnout“, automaticky se při transportu nastaví na 0. Nemusíte tedy tuto položku vyplňovat.
• Pokud sloupec „bVypnout“ nastavíte na hodnotu 1, pak se zboží vyřadí z kategorie.
• Zboží se vyřadí z kategorie také v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že záznam (celý řádek) odstraníte z excelu.
  

4. MĚRNÉ JEDNOTKY

Pro měrné jednotky platí tato pravidla:

• Exportují se měrné jednotky zboží, které má vyplněný interní kód.
• Exportují se měrné jednotky zboží, které je zapnuté.
• Měrná jednotka se smaže v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že záznam (celý řádek) odstraníte z excelu.

5. CENÍKY

Pro práci s ceníky platí následující pravidla:

• Exportují se ceníky, které mají vyplněný interní kód.
• Exportují se ceníky, které jsou zapnuté (nejsou blokované – příznak „blok“ anebo dle data již vypršela jejich exspirace).
• Při importu musí být uvedeno „sIdCeníku“.
• Pokud nejsou při importu vyplněna data v sloupci „bVypnout“, automaticky se při transportu nastaví na 0. Nemusíte tedy tuto položku vyplňovat.
• Pokud sloupec „bVypnout“ nastavíte na hodnotu 1, pak se ceník zablokuje (vypne).
• Ceník se vyřadí také v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že záznam (celý řádek) smažete z excelu.
• Základní ceník nelze za žádných okolností vypnout.

6. CENY

Pro práci s cenami platí tato pravidla:

• Exportují se ceny zboží, které mají interní kód (sIdZbozi).
• Exportují se ceny zboží z ceníků, které mají vyplněný interní kód.
• Exportují se ceny zboží, které je povolené.
• Exportují se ceny zboží z ceníků, které jsou povolené.
• Exportují se pouze nenulové ceny zboží (cena vyšší než nula).
• Pokud nejsou při importu vyplněna data v sloupci „bVypnout“, automaticky se při transportu nastaví na 0. Nemusíte tedy tuto položku vyplňovat.
• Pokud sloupec „bVypnout“ nastavíte na hodnotu 1, pak se cena vymaže.
• Cena se smaže také v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že záznam (celý řádek) smažete z excelu.

7. ALTERNATIVNÍ ZBOŽÍ

Pro import a export alternativního zboží platí tato pravidla:

• Exportuje se zboží, které má vyplněný interní kód (platí jak pro hlavní zboží, tak i pro alternativní).
• Exportuje se zboží, které je povolené.
• Pokud nejsou při importu vyplněna data v sloupci „bVypnout“, automaticky se při transportu nastaví na 0. Nemusíte tedy tuto položku vyplňovat.
• Pokud sloupec „bVypnout“ nastavíte na hodnotu 1, pak se alternativní zboží vymaže.
• Zboží se vymaže také v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že záznam (celý řádek) odstraníte z excelu.

8. SOUVISEJÍCÍ ZBOŽÍ

Pro import a export souvisejícího zboží platí tato pravidla:

• Exportuje se zboží, které má vyplněný interní kód (platí jak pro hlavní zboží, tak i pro související).
• Exportuje se zboží, které je povolené.
• Pokud nejsou při importu vyplněna data v sloupci „bVypnout“, automaticky se při transportu nastaví na 0. Nemusíte tedy tuto položku vyplňovat.
• Pokud sloupec „bVypnout“ nastavíte na hodnotu 1, pak se související zboží vymaže.
• Zboží se vymaže také v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že záznam (celý řádek) odstraníte z excelu.

9. PARAMETRY

Pro import a export parametrů platí následující pravidla:

• Exportují se parametry v případě, že má zboží vyplněný interní kód.
• Exportují se pouze parametry u zboží, které je povolené.
• Pokud nejsou při importu vyplněna data v sloupci „bVypnout“, automaticky se při transportu nastaví na 0. Nemusíte tedy tuto položku vyplňovat.
• Pokud sloupec „bVypnout“ nastavíte na hodnotu 1, pak se parametr vymaže.
• Parametr se vymaže také v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že záznam (celý řádek) odstraníte z excelu.

10. DOPLŇUJÍCÍ OBRÁZKY

Pro import a export doplňujících obrázků platí následující pravidla:

• Exportují se obrázky pouze zboží, které má vyplněný interní kód.
• Exportují se obrázky, které mají vyplněný svůj interní kód.
• Pokud nejsou při importu vyplněna data v sloupci „bVypnout“, automaticky se při transportu nastaví na 0. Nemusíte tedy tuto položku vyplňovat.
• Pokud sloupec „bVypnout“ nastavíte na hodnotu 1, pak se záznam vymaže.
• Obrázek se smaže také v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že záznam (celý řádek) odstraníte z excelu.

11. SLEVY NA VÝROBCE

Pro import a export slev na výrobce platí tato pravidla:

• Exportují se pouze výrobci, kteří mají vyplněný interní kód.
• Exportují se výrobci, kteří mají slevu větší než nula a zároveň mají maximální slevu větší než nula.
• Výrobce se vypne v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že záznam (celý řádek) odstraníte z excelu.
• Výrobce se vypne, pokud má vyplněn interní kód.

12. SKLADOVÁ DOSTUPNOST

Pro import a export skladové dostupnosti platí následující pravidla:

• Exportují se dostupnosti u zboží, které má vyplněn interní kód (sIdZbozi).
• Exportují se dostupnosti u zboží, které je zapnuté.
• Pokud nejsou při importu vyplněna data v sloupci „bVypnout“, automaticky se při transportu nastaví na 0. Nemusíte tedy tuto položku vyplňovat.
• Pokud sloupec „bVypnout“ nastavíte na hodnotu 1, pak se skladová dostupnost vymaže.
• Zboží se zakáže také v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že záznam (celý řádek) odstraníte z excelu.

13. ROZŠÍŘENÍ FEEDU PRO VYHLEDÁVAČE

Pro import a export rozšíření feedů platí následující pravidla:

• Exportují se záznamy zboží, které má vyplněn interní kód (sIdZbozi).
• Exportují se záznamy u zboží, které je zapnuté.
• Pokud nejsou při importu vyplněna data v sloupci „bVypnout“, automaticky se při transportu nastaví na 0. Nemusíte tedy tuto položku vyplňovat.
• Pokud sloupec „bVypnout“ nastavíte na hodnotu 1, pak se záznam vymaže.
• Záznam se vymaže také v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že záznam (celý řádek) odstraníte z excelu.

14. REGISTROVANÍ K ODBĚRU NOVINEK

Pro import a export e-mailových adres registrovaných k odběru platí následující pravidla:

• Exportují se e-mailové adresy všech registrovaných.
• Pokud nejsou při importu vyplněna data v sloupci „bVypnout“, automaticky se při transportu nastaví na 0. Nemusíte tedy tuto položku vyplňovat.
• Pokud sloupec „bVypnout“ nastavíte na hodnotu 1, pak se záznam vymaže.
• Adresa se vymaže také v případě (pokud se jedná o tzv. fulltransport), že záznam (celý řádek) odstraníte z excelu.

 Import dat na e-shop krok za krokem

1. krok: Zvolíte "Import dat z Excelu"

 
Zvolíte "Import dat z Excelu"

2. krok: Označení souborů pro import (soubory byly nahrány přes FTP na server)

Označení souborů pro import (soubory byly nahrány přes FTP na server); klikněte na obrázek pro zvětšení náhledu

3. krok: Validace dat proběhla v pořádku

Validace dat proběhla v pořádku

4. krok: Zahájení importu

Zahájení importu dat na e-shop

5. krok: Úspěšný import dat na e-shop z přehledné excelovské tabulky: Usnadní vám práci a ulehčí správu e-shopu

Úspěšný import dat na e-shop z přehledné excelovské tabulky

V případě, že budete potřebovat pomoci či poradit s novou funkcí exportu dat z e-shopu a importu dat na e-shop, obraťte se na pracovníky podpory FastCentrik.